El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, ha introducido importantes cambios en las obligaciones de registro documental e información para quienes desempeñan actividades de hospedaje y alquiler de vehículos sin conductor. Aunque este decreto ya estaba en vigor, el 2 de diciembre de 2024 se hizo obligatorio el registro de viajeros, reforzando los mecanismos de control y colaboración con las autoridades competentes en materia de seguridad.
Actividades afectadas por la normativa
La normativa afecta a un amplio abanico de actividades relacionadas con el hospedaje, entendidas como aquellas llevadas a cabo, de modo profesional o no, con la finalidad de proporcionar, a cambio de un precio, contraprestación o compensación, habitación o espacio para la pernoctación a las personas, con o sin otros servicios de carácter complementario. En todo caso, quedan incluidas en esta definición las siguientes actividades:
- Las llevadas a cabo por establecimientos comerciales abiertos al público integrados en este sector conforme a la normativa dictada por la administración competente. Se incluyen dentro de este concepto los hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes, establecimientos de turismo rural o análogos.
- Las realizadas por campings y zonas de estacionamiento de autocaravanas, cualquiera que sea su titularidad o régimen de uso, apartamentos, bungalows y otros alojamientos similares de carácter turístico.
- Las de los operadores turísticos que presten servicios de intermediación entre las empresas dedicadas a la hospedería y los consumidores.
- La actividad de las plataformas digitales dedicadas, a título oneroso o gratuito, a la intermediación en estas actividades a través de internet, presten o no el servicio subyacente objeto de mediación, siempre que ofrezcan servicios en España.
Datos requeridos en el registro obligatorio
El registro de viajeros obligatorio exige a los profesionales y particulares del sector recopilar y gestionar información clave sobre los huéspedes. Dependiendo de si la actividad de hospedaje se ejerce de forma profesional o no, los datos a facilitar son los siguientes:
A) Datos a facilitar en el supuesto de ejercicio profesional:
1. Datos de la empresa arrendadora
- Nombre o razón social del titular.
- CIF o NIF.
- Municipio.
- Provincia.
- Teléfono fijo y/o móvil.
- Dirección de correo electrónico.
- Web de la empresa.
- Url para identificar el anuncio.
2. Datos del establecimiento
- Tipo de establecimiento.
- Denominación.
- Dirección completa, código postal, localidad, provincia.
3. Datos de los viajeros
- Nombre y apellidos.
- Sexo.
- Numero y tipo de documento de identidad (DNI, pasaporte, TIE).
- Número de soporte del documento.
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Lugar de residencia habitual (dirección completa, localidad, país).
- Teléfono fijo y teléfono móvil.
- Correo electrónico.
- Número de viajeros.
- Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad).
4. Datos de la transacción
- Datos del contrato (número de referencia, fecha, firmas).
- Datos de la ejecución del contrato (fecha y hora de entrada y salida).
- Datos del inmueble (dirección completa, número de habitaciones, conexión a Internet).
- Datos del pago (tipo -efectivo, tarjeta, etc.-, identificación del medio de pago y su titular, fecha de caducidad de la tarjeta, fecha del pago).
B) Datos a facilitar en el supuesto de ejercicio no profesional:
1. Datos del titular del inmueble
- Nombre y apellidos.
- Sexo.
- Numero y tipo de documento de identidad (DNI, pasaporte, TIE).
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Teléfono fijo y/o móvil.
- Correo electrónico.
2. Datos del inmueble
- Dirección completa, código postal, localidad, país.
- Número de habitaciones.
- Conexión a Internet .
3. Datos de los viajeros
- Nombre y apellidos.
- Sexo.
- Numero de documento de identidad y tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE).
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Lugar de residencia habitual (dirección completa, localidad, país).
- Teléfono fijo y teléfono móvil.
- Correo electrónico.
- Número de viajeros.
- Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad).
4. Datos de la transacción
- Datos del contrato (número de referencia, fecha, firmas).
- Datos de la ejecución del contrato (fecha y hora de entrada y salida).
- Datos del inmueble (dirección completa, número de habitaciones, conexión a Internet).
- Datos del pago (tipo -efectivo, tarjeta, etc.-, identificación del medio de pago y su titular, fecha de caducidad de la tarjeta, fecha del pago).
Para facilitar el cumplimiento de estas obligaciones de registro e información, el Ministerio del Interior ha habilitado la plataforma SES.HOSPEDAJES. Esta herramienta centraliza la gestión y transmisión de los datos requeridos por la normativa. Desde el 2 de diciembre de 2024, el uso de esta plataforma es obligatorio para todos los operadores afectados.
Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de 3 años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada. Por ejemplo, si un huésped finaliza su estancia el 15 de febrero de 2025, los datos correspondientes deberán mantenerse hasta el 15 de febrero de 2028. Este requisito asegura la disponibilidad de la información para posibles auditorías o investigaciones.
Los sujetos obligados que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional quedan exceptuados de las obligaciones de registro documental y conservación de datos, y solo estarán sujetos a las obligaciones de comunicación previstas en el apartado siguiente.
Obligaciones de comunicación
Además de las obligaciones de registro y conservación, la normativa establece que los datos de la empresa arrendadora y del establecimiento deben ser comunicados a las autoridades competentes con carácter previo al inicio de la actividad de hospedaje. Esta comunicación debe realizarse antes de que transcurran 10 días desde la finalización de los trámites administrativos exigibles para el desarrollo de la actividad y, en todo caso, con anterioridad al inicio efectivo de la misma.
Adicionalmente, los sujetos obligados deberán transmitir a las autoridades competentes los datos relativos a los viajeros y a la transacción de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a 24 horas, respectivamente, a partir de los siguientes momentos:
- Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación.
- Al inicio de los servicios contratados.
Las anteriores comunicaciones se realizarán por procedimientos telemáticos. Quedan exceptuados los sujetos obligados que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional, que podrán realizarlas por medios no telemáticos.
Sanciones por incumplimiento
Las infracciones relacionadas con el incumplimiento de la normativa se clasifican en graves y leves, con sanciones económicas proporcionadas a la gravedad de la falta:
- Infracciones graves: Sancionadas con multas que oscilan entre 30.001 y 600.000 euros, incluyen:
a) La carencia de los registros documentales previstos en el Real Decreto 933/2021.
b) La omisión de las comunicaciones obligatorias. - Infracciones leves: Sancionadas con multas de entre 100 y 600 euros, abarcan:
a) Las irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros documentales.
b) La realización de las comunicaciones obligatorias fuera del plazo establecido.
La responsabilidad por las infracciones recae directamente en los sujetos obligados que hayan cometido las faltas. Es importante destacar que, si un huésped se niega a facilitar los datos requeridos, el establecimiento tiene derecho a denegarle el acceso.
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